Last update: 9 januari 2020
Privacyverklaring VGS-Nederland
Dit document is de privacyverklaring van VGS-Nederland om te voldoen aan de verantwoordingsplicht zoals beschreven in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG) en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: UAVG). In dit document zijn afspraken opgenomen over de manier waarop VGS-Nederland persoonsgegevens verwerkt. Deze afspraken gelden voor alle leden der VGS-Nederland en vallen onder de verantwoordelijkheid van het Dagelijks Bestuur der VGS-Nederland.
Wie zijn de betrokkenen?
Onder betrokkenen vallen: bestuurders van VGS-Nederland (te weten het Dagelijks Bestuur), bestuurders van lidverenigingen, leden en externen die interesse tonen in VGS- Nederland.
Rechten van betrokkenen
Betrokkenen hebben in bepaalde gevallen het recht hun gegevens inzien, wijzigen en/of laten verwijderen. Hiervoor kan contact opgenomen worden met het Dagelijks Bestuur, door een e-mail te sturen naar secretaris@vgs-nederland.nl. Het is daarbij noodzakelijk dat uw identiteit (of die van een gemachtigde) onomstotelijk kan worden vastgesteld.
Dit document is als volgt opgebouwd: voor elk van de betrokkenen is een sectie waarin diens gegevens en verwerking hiervan besproken worden.
Gegevens van het Dagelijks Bestuur
Naast de gegevens die van leden van alle lidverenigingen worden van het Dagelijks Bestuur een aantal extra gegevens verzameld bij VGS-Nederland, in verband met de inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Het gaat hierbij om adressen, kopieën van identiteitsbewijzen, geboortedata en rekeningnummers. Bij de intrede van het nieuwe Dagelijks Bestuur worden deze gegevens verwijderd.
Gegevens van lidverenigingen
Van de bestuurders van lidverenigingen van VGS-Nederland worden namen en zakelijke e-mailadressen verwerkt. Deze gegevens zijn alleen zichtbaar voor het Dagelijks Bestuur, en indien men deelneemt aan het PaasCongres, voor de commissie die dit organiseert.
Gegevens van leden
Hieronder volgen enkele doelen waar de gegevens van leden voor gebruikt worden. Voor elk van deze doelen wordt vervolgens uitgelegd welke gegevens er verwerkt worden, op basis van welke grondslag de gegevens worden verwerkt, hoe lang de gegevens bewaard blijven en wie de gegevens kunnen inzien.
VGS-Nederland verwerkt van leden die aanwezig zijn bij activiteiten het telefoonnummer en het e-mailadres. Daarnaast zijn van de ab-actides van lidverenigingen de adresgegevens bekend. Dit is nodig voor het organiseren van activiteiten en voor de onderlinge
communicatie hierover. Deze gegevens zijn door de desbetreffende leden zelf geleverd aan het Dagelijks Bestuur of de uitvoerende commissie. Sommige gegevens, zoals de adressen van ab-actides, worden bewaard tot het einde van het dan lopende bestuursjaar of tot de decharge van de PaasCongres-commissie, Andere gegevens worden binnen een maand na de activiteit verwijderd. De gegevens zijn enkel zichtbaar voor het Dagelijks Bestuur (en, in het geval van het PaasCongres, voor de commissie die dit organiseert).
Foto’s Gedurende activiteiten kunnen er foto’s worden gemaakt. Ook kunnen er enkele foto’s uitgekozen worden voor promotiedoeleinden. Deze foto’s verschijnen op social media (Facebook en/of Instagram) en/of de website van VGS-Nederland. Voor al deze gegevens geldt uiteraard het recht op inzage, wijziging en verwijdering. Via hun eigen lidverenigingen hebben leden reeds aangegeven of zij toestemming verlenen voor het gebruik van hun foto’s of niet.
Gegevens van externen die interesse tonen
Geïnteresseerde externen zijn zij die op een van de volgende manieren contact opnemen met VGS-Nederland: via de mail of het contactformulier.
Mail
Verzamelde gegevens: Naam en mailadres. Doel: het verzamelen van deze gegevens stelt de secretaris in staat om de vraag die door een betrokkene aan VGS-Nederland gesteld wordt in behandeling te nemen en deze persoon te voorzien van een antwoord en eventuele dienstverlening. Verwerking: De via de mail ontvangen gegevens kunnen door de secretaris worden verzonden naar een medebestuurslid indien de secretaris niet zelf in staat is de gevraagde informatie te verstrekken en hij/zij het betreffende bestuurslid daar wel toe in staat acht. Deze gegevens worden uiterlijk tot het eind van het dan lopende bestuursjaar bewaard om de geïnteresseerde externe op de hoogte te kunnen houden van de activiteiten van VGS-Nederland, mits het een geïnteresseerde externe betreft die potentieel lid wil worden. In gevallen van mailwisselingen met organisaties worden betreffende correspondentie en contactgegevens langer bewaard om continuering van de samenwerking te waarborgen.
Contactformulier
Verzamelde gegevens: Naam en mailadres. Doel: het verzamelen van deze gegevens stelt de secretaris in staat om de vraag die door een betrokkene aan VGS-Nederland gesteld wordt in behandeling te nemen en deze persoon te voorzien van een antwoord en eventuele dienstverlening. Verwerking: een mail met alle ingevulde gegevens en het bijbehorende bericht wordt aan de secretaris verzonden. Dezelfde gegevens kunnen door de secretaris worden verzonden naar een medebestuurslid indien de secretaris niet zelf in staat is de gevraagde informatie te verstrekken en hij/zij de betreffende bestuurslid daar wel toe in staat acht. Deze gegevens worden uiterlijk tot het eind van het dan lopende bestuursjaar bewaard om de geïnteresseerde externe op de hoogte te kunnen houden van de activiteiten van VGS-Nederland.
Contactgegevens
Secretariaat der VGS-Nederland
E-mail: secretaris@vgs-nederland.nl